Stap 1: Inventarisatie van de informatiebehoefte

Breng in kaart wat de organisatie nodig heeft aan informatie om vastgoed professioneel te beheren. Dit begint bij het betrekken van interne stakeholders zoals facilitair management, vastgoedbeheer, financiële administratie en ICT.

Gewenste functionaliteiten kunnen zijn:

• Vastgoeddossier (objectgegevens, eigendom, huurcontracten)
• Onderhoudsplanning / MJOP-integratie
• Contractbeheer (huur, lease, dienstverlening)
• Gebruikers- en ruimtebeheer
• Budget- en kostenbewaking
• Koppeling met financiële systemen (bijv. AFAS)
• Dashboards en rapportages
• Workflow-ondersteuning

Stap 2: Formuleer selectiecriteria

Bepaal op basis van stap 1 de criteria waarop de systemen worden beoordeeld. Maak een beoordelingsmatrix met duidelijke weging.

Enkele belangrijke wegingscriteria:

• Functionaliteit (dekking van de eisen)
• Gebruikersvriendelijkheid
• Systeemintegratie (koppeling met andere systemen)
• Flexibiliteit / schaalbaarheid
• Kosten (aanschaf, licenties, beheer, implementatie)
• Leverancierservaring met zorgsector
• Ondersteuning & onderhoud (helpdesk, updates)
• Beveiliging & privacy (AVG-proof)
• Referenties en bewezen betrouwbaarheid

Stap 3: Marktverkenning en longlist opstellen

Verken de markt en stel een longlist op van geschikte leveranciers/systemen. Vraag productbrochures op, organiseer oriëntatiegesprekken en verzamel referenties binnen en buiten de zorg. Als dat mogelijk, bezoek dan andere zorginstellingen die deze stap al gemaakt hebben.

Stap 4: Uitvragen en vergelijken (RFI/RFP)

Stuur een Request for Information (RFI) of Proposal (RFP) uit naar leveranciers. Laat hen inspelen op concrete eisen en vraag om realistische demonstraties. Beoordeel de reacties met behulp van de beoordelingsmatrix uit stap 2. Maak daarbij een onderscheid o.b.v. het MoSCoW model, om scherpte te krijgen waar de prioriteiten écht moeten liggen.

Stap 5: Eindselectie en besluitvorming

Bespreek de uitkomsten in een multidisciplinair team (zorg, vastgoed, ICT, financiën). Selecteer het systeem dat inhoudelijk én organisatorisch het beste past. Sluit af met een helder implementatievoorstel inclusief fasering en beheermodel. Houd er echter rekening mee dat een goede implementatie meestal in fases gaat én dat het ondersteunend moet zijn aan de beoogde werkwijze. Realiseer daarom dat de implementatie als een veranderproject moet worden aangepakt, wil het slagen.