Het management van zorgvastgoed is vanwege alle stakeholders complex. Doorlooptijden voor besluitvorming zijn daardoor soms lang. Een pragmatische toelichting op de processen helpt daarbij, maar ook om elkaar te begrijpen en om taken te verdelen, als onderdeel van de organisatiestructuur. REvitAM kan u daarbij ondersteunen, bijv. door de volgende stappen te doorlopen:
Stap 1: Richting bepalen (strategie en uitgangspunten)
Formuleer heldere strategische doelen voor het vastgoedbeheer: wat wil de organisatie bereiken (bijv. kostenbeheersing, duurzaamheid, flexibiliteit)? Leg deze doelen vast als uitgangspunt voor de inrichting van processen.
Randvoorwaarde: Zorg voor bestuurlijke afstemming en draagvlak; hanteer het “richten – inrichten – verrichten”-principe.
Stap 2: Inrichting organisatie en rollen
Vertaal de strategie naar een passende structuur: wie doet wat? Breng functies en rollen binnen vastgoedbeheer helder in kaart, inclusief benodigde kennis en verantwoordelijkheden. Formuleer inrichtingsprincipes voor de beoogde organisatiestructuur.
Randvoorwaarde: Maak onderscheid tussen rollen (bijv. beleidsmaker, beheerder, administrateur) en investeer in kennisdeling en brede inzetbaarheid van personeel.
Stap 3: Procesanalyse en ontwerp
Analyseer bestaande processen en beschrijf ze op gestandaardiseerde wijze (incl. beslismomenten, verantwoordelijken en koppeling met sjablonen of systemen). Gebruik hiervoor procesmodellen incl. hiërarchische en detailprocesschema’s.
Randvoorwaarde: Procedures zijn ondersteunend en moeten aanpasbaar blijven; gebruik standaard formats en zorg voor heldere documentkoppelingen.
Stap 4: Implementatie en gebruik
Implementeer de procedures in de organisatie. Koppel ze aan vastgoedbeheersystemen zoals Planon, Axxerion, REMS, Tobias of AFAS (voor zover geschikt) en geef medewerkers training in het werken volgens de nieuwe werkwijze.
Randvoorwaarde: Benoem een verantwoordelijke voor kwaliteitsborging van de procedures. Herstel principes zoals 4-ogencontrole waar nodig.
Stap 5: Monitoring en actualisatie
Borg periodieke toetsing en bijstelling van procedures. Gebruik rapportages, audits en feedbackcycli om verbeteringen te signaleren en door te voeren.
Randvoorwaarde: Neem de tijd voor ontwikkeling en implementatie; benader het als een verandering in de manier van (samen)werken.
Conclusie: Door het ontwikkelen en borgen van procesbeschrijvingen op gestructureerde wijze – van strategie tot uitvoering – krijgt het vastgoedmanagement van een zorginstelling meer grip, continuïteit en stuurinformatie. Randvoorwaarden als duidelijke rolverdeling, systeemkoppelingen, kwaliteitsborging en tijdsinvestering zijn hierbij essentieel voor succes. REvitAM kan u hierbij helpen in de vorm van een handboek AO/IC.
Bent u op zoek naar een goed en deskundig adviesbureau om u te helpen bij alle uitdagingen met uw zorgvastgoed? Wij staan voor u klaar om te helpen.